Denne artikkelen ble opprinnelig skrevet og delt på LinkedIn av Robert David Olsen. Den kan leses her.

Året er 2023. De fleste bedrifter har et forhold til Office 365. Outlook og Teams er selvskrevne følgesvenner til kommunikasjon og samhandling både internt og eksternt. 10 år har gått siden Microsoft lanserte muligheten for å jobbe i samme dokument, regneark eller presentasjon i Office 365. Likevel er det overraskende mange som må logge seg på serveren for å finne tak i dokumentene de jobber i. Hvorfor er det slik?

Ja, du leste riktig. Det er mulig å åpne et Word-dokument, et Excel-ark eller en PowerPoint-presentasjon, og jobbe i de samtidig som flere av kollegaene dine også jobber i dem. Var det ikke nytt for deg, så jobber du mest sannsynlig i en bedrift som er yngre enn ti år, eller som har tatt de nødvendige investeringene på veien mot bedre effektivitet og samhandling på arbeidsplassen.

Gevinsten er mye høyere enn kostnaden

Teknologiutviklingen har også gitt oss kraftige verktøy for å kunne dele og beskytte filene og informasjonen vi jobber med. IT og digitalisering har for lengst blitt et konkurransefortrinn for de som har et bevisst forhold til det.

Derfor blir jeg veldig overrasket hver gang jeg kommer i prat med noen som forklarer hvordan de må logge på serveren for å få tak i dokumentene sine. Gevinsten av å gjøre noe med den strukturen og arbeidsmetodikken er som regel langt høyere enn kostnaden av å faktisk forbedre det. De fleste betaler for den ubrukte funksjonaliteten gjennom Office 365 lisensen de allerede har!

I gamle dager var det helt naturlig at filene lå i mappestruktur på en server, som en leverandør tok seg grovt betalt for å drifte, vedlikeholde og fylle jernet med så mange kunder som mulig. Det gav mening for kundene også, siden de var avhengig av ERP / regnskapsprogram, fagprogram o.l. som behøvde maskinkraften serveren kunne stille med. 

Dokument- og filstruktur var sekundært. Man fant måter å jobbe på som virket for alle. Noen visste alltid hvem som hadde siste versjon av et dokument. Serveren sa selv i fra hvem som var opptatte med å jobbe i et dokument også. Så kunne de varsles om å gå ut av det så du kunne lime inn endringene fra kopien du hadde laget deg.

Modernisere, forenkle og effektivisere

Nå til dags har de fleste ERP og fagsystemer i skyen, og datakraften serveren måtte stille med for å kjøre de spesielle programmene ble forbigått av datakraften man fikk i lomma et sted rundt iPhone 7. 

Det finnes knapt noen gyldige unnskyldninger for å betale i dyre dommer for å jobbe med filer på en lokal server lengre. Jeg har iallefall til gode å høre et godt argument fra de som har tilstått de faktiske forhold ovenfor meg.

Om du fortsatt jobber som i gamle dager, har jeg en god nyhet til deg. Det har aldri vært enklere å løsrive seg fra tradisjonelle metoder for å modernisere, forenkle og effektivisere måten man jobber på! 

Digitale verktøy for fremtiden

Å flytte fra server til skyen er litt som å bytte bolig – en glimrende anledning å gjøre opp status, flytte om og strukturere gamle ting etter hvordan det best passer deres nåværende og kommende behov, og samtidig kvitte seg med rot man hverken behøver eller kommer til å savne.

Med Office 365 får man Office-pakken, samt SharePoint, Teams og OneDrive, som dekker de fleste behov for dokumentbehandling og samhandling i organisasjonen. To-faktor pålogging sørger for at ingen andre enn ansatte i bedriften selv får logget på kontoene. 

Videre finnes mekanismer for både virusvask av lenker og vedlegg i kommunikasjonen. Man kan også dra til med et avansert oppsett hvor dokumentene følger angitte regler avhengig av hvem som åpner, fra hvilken type enhet, fra hvilke steder i verden. Bare for å nevne noe. 

Utvalget av funksjoner man kan ta i bruk i Office 365 er enormt. Selv om ikke alt er like relevant for alle, tilbyr Office 365 digitale verktøy for fremtiden, uansett hvilken bransje man er i.

Hvordan kommer dere i gang?

Nå som du kanskje er ferdig med ferien, er passordet forhåpentligvis glemt – det tyder på at man har klart å koble av nok til å begynne med noen blanke ark iallefall. 

Når du logger på systemene igjen og de blanke arkene fylles med arbeidsmetodikken man har, tegn et par ekstra streker under det som føles tungvint, bakvendt eller usikkert. 

Det er her du skal starte, for det er her dere har mest å hente. Det gjelder om man allerede benytter Office 365 eller ei. 

En helsesjekk av hvordan dere jobber, og hvordan teknologien dere bruker er skrudd sammen for å støtte oppunder forretningene dere gjør, kan avdekke mange ulike sårbarheter og gevinster. Deretter har man bare tida og veien, og mye man kan oppnå!