Ansatte på hjemmekontor? 5 tips til IT-lederen!

Utbruddet av coronaviruset Covid-19, og tiltakene iverksatt av regjeringen, har på kort tid påvirket hverdagen til oss alle. Mange bedrifter har den siste tiden gjennomgått en ufrivillig ilddåp innen digital transformasjon, ved å sende hele kontoret på hjemmekontor.  Rent operasjonelt har bedriftene omstilt seg raskt, og  funnet gode måter å samarbeide på. Her er Brilliant er intet unntak. Gjennom Office 365 og Microsoft Teams er det business as usual, dog fra 28 kontorer fremfor ett.

Digitale verktøy gjør bedrifter i stand til å utføre mange av oppgavene fra hjemmekontoret, og for mange har dette blitt den nye, midlertidige hverdagen. Vegard Aspnes, forretningsutvikler i Brilliant, ber bedrifter være oppmerksomme på IT-truslene som ofte oppstår i kjølvannet av globale hendelser. Å jobbe fra miljø utenfor bedriftens kontroll gjør de ekstra utsatte  – Ansatte på hjemmekontor kan være mer utsatt for phising og løsepengevirus. Det er særlig viktig å beskytte dataene i tider som nå, sier han.

 

Enkle grep for en tryggere hverdag

For IT-ledere byr hjemmekontor på enkelte utfordringer. – Løsninger som ansatte finner selv, tross de beste intensjoner, behøver ikke nødvendigvis å være de beste fra IT-lederens perspektiv. I unntakstilstanden benyttes private maskiner uten en sikker VPN-tilgang til kontoret, og det er heller ingen åpent landskap å finne støtte til spørsmål i.

Microsoft har gjort Microsoft Teams gratis i 6 måneder for bedrifter som behøver rask tilgang til samhandlingsplattformen i disse tider. For de som har Office 365 E3 har man Teams allerede inkludert, det gjelder bare å komme i gang.

Benytter din bedrift Office 365 og Teams i større grad, har Vegard fem tips:

Bruk Office 365 Advanced Threat Protection

– Et ekstra lag sikkerhet tilgjengelig i Office 365, som automatisk stopper mailer og lenker med skadelig innhold fra å nå ut i organisasjonen. Det fungerer både over Outlook og Teams, og man kan tilpasse hvor strengt regime man ønsker for å oppnå tilstrekkelig kontroll på det som skjer innenfor bedriftens digitale plattform.

 

 

To-faktor autentisering

– To-faktor autentisering, eller MFA (Multi-factor authentication) stopper 99% av phishingforsøk fra å lykkes. Ved å måtte oppgi en tallkode fra SMS eller godkjenne påloggingsforespørsel fra en app i tillegg, spiller det ingen rolle om passordet ved et uhell har havnet på avveie.

 

 

Oppbevaringstid for dokumenter

-«Retention» i Office 365 handler om hvor lenge Microsoft skal holde på versjoner av dokumenter, filer og mailer. Når man redigerer et dokument i SharePoint eller Teams, eller sletter en mail, oppbevares en ekstra midlertidig sikkerhetskopi av dette. Standard oppbevaringstid her er 30 dager, før det slettes for å frigjøre plass. Vi anbefaler at man bruker Office 365 funksjoner aktivt for å styre dette til firmaets behov. Vurder også ekstern backup for e-post, sharepoint, OneDrive og Teams!

 

 

Office 365 reports

Office 365 gir mange gode rapporter som viser trusler som er aktivt i deres organisasjon. Her ser man en rekke parametere, blant annet hvilke brukere som er mest utsatt. Andre rapporter som kan være av interesse, er hvor mange mailer dere sender i løpet av en uke – Kan det spares tid med å bruke Teams? Ha et forhold til disse rapportene, og ta aksjoner basert på funnene!

 

 

Sjekk sikkerhetspatcher

Selv om mange for lengst kjører Windows 10, er det fremdeles en del maskiner på Windows 7 og 8, som er utsatt for skadelig programvare og sikkerhetshull. Dette gjelder også annen infrastruktur slik som servere med gamle operativsystem. Sørg for at alt av software er oppdatert på alle enheter, så har man iallefall sikret seg mot kjente sårbarheter.

Spørsmål? Ta kontakt med Vegard på 928 41 053!

 

Les flere nyheter fra Brilliant